Pentru multi dintre noi, cei care detinem un business, una dintre cele mai mari frici este haosul organizational.
Avem cosmaruri cu bugete care se epuizeaza degeaba, lipsa controlului, productivitate slaba si confuzie generala in ceea ce priveste procesele si oamenii cu care lucram. Haosul este un prevestitor al falimentului, al esecului si al distrugerii.
Daca e sa privim doar din aceasta perspectiva.
Cu toate acestea, haosul sau perioada impredictibila dintr-un proiect este, de fapt, un stadiu natural. Haosul apare la inceputul ciclului de crestere, si ne ajuta sa ajungem la un nivel mult mai ridicat de complexitate.
Pentru ca, la inceput, prea mult control si prea multa rigiditate ne inchide potentiale drumuri spre succes si ne acopera ochii cu proverbialii ochelari de cal.
Pe masura ce crestem, cu atitudinea si planificarea corecta, putem trasforma anarhia organizationala in claritate, pe toate palierele necesare pentru dezvoltarea sanatoasa a afacerii noastre.
Asadar, fa-ti o cafea, un ceai sau ce-ti place, si aseaza-te comod, pentru ca urmeaza sa citesti lucruri care iti vor reda controlul asupra proiectului de care te ocupi si te vor ajuta sa setezi busola pe directia succes.
Cuprins Structura afacerii tale, de la haos, la planificare controlata
- Identifica obiectivele si nevoile business-ului tau
- Alege structura potrivita
- Fa-ti un plan de business
- Incepe sa iti formezi echipa
- Dezvolta un plan financiar viabil
- Investeste in contabilitate
- Accepta ajutorul tehnologiei
- Tinteste consistenta si scalabilitatea
1. Identifica obiectivele si nevoile business-ului tau
Primul pas in structurarea micii tale afaceri pentru succes este sa iti setezi obiectivele, cat mai clar si cat mai SMART.
Ce vrei sa obtii pe termen lung?
Dar pe termen scurt?
Care sunt obiectivele tale financiare, cele de capital si proprietate? Care sunt target-urile de crestere?
Sfatul meu este sa folosesti tehnica mind mapping, indiferent ca o faci online sau pe o foaie de hartie, pentru a descoperi adevaratele obiective si nevoi.
De asemenea, aici te ajuta sa faci o analiza SWOT, pentru a identifica punctele tari, punctele slabe, oportunitatile si riscurile ideii tale de afacere sau a business-ului pe care il detii deja.
Practic, ajungi sa rezumi problemele si sa gasesti potentiale solutii de implementat.
Nu uita ca in aceste exercitii si analize sa iei in considerare toti factorii care pot afecta afacerea ta: piata tinta, competitia, resursele disponibile, trendurile de pe piata, caracteristicile avatarelor de client, datele actuale ale magazinului (daca exista) etc.
La fel ca mai toate planurile ce tin de un business, incepe de la obiectivele si nevoile business-ului. Asa iti formezi baza pentru structurarea afacerii.
Citeste si: Obiective SMART: cum le setezi pentru a obtine o afacere de succes
2. Alege structura potrivita
In momentul in care pornesti un business sunt atatea lucruri de facut si de luat in considerare incat te ingroapa pur si simplu intr-un morman de informatii.
Din fericire, exista cateva decizii cheie pe care sa le prioritizezi pentru a recapata putin control asupra acestui haos.
Poti gandi, relativ simplu, o structura care sa duca la crestere.
In primul rand, gandeste-te la structura legala a afacerii tale.
Ai diverse forme legale pe care poti merge si fiecare vine la pachet cu avantajele / dezavantajele ei.
Cele mai comune forme de organizare in Romania sunt PFA, SRL si II (plus altele mai putin folosite), asa ca va trebui sa petreci putin timp studiindu-le, pentru a gasi forma potrivita pentru tine.
In al doilea rand, alege un model de business.
Acest model va determina modul in care afacerea ta genereaza venit si modul in care creeaza si intretine relatia cu clientii. Din nou, cele mai comune modele de business sunt cele bazate pe produse, bazate pe servicii, bazate pe abonament si bazate pe inscriere.
Aici iei in considerare obiectivele si nevoile gasite la pasul 1, pe care le formulezi sub forma de viziune si misiune. Alegi modelul de business cel mai bine aliniat cu viziunea si misiunea ta.
In al treilea rand, alegi o structura organizationala.
Cum va fi structurata firma ta? Cine ii da socoteala cui?
De obicei, cand ne gandim la structura organizationala, primul lucru ce apare in minte este organigrama. Si e ok. Aceasta este o forma de reprezentarea vizuala a strategiei de structurare pe care o abordeaza firma.
In mod obisnuit si pentru ca vorbim despre eCommerce, majoritatea magazinelor online incep cu o structura simpla – patronul e managerul general al firmei si toti restul ii sunt subordonati.
Apar apoi structuri de tipul functionale (pe departamente, in functie de activitati), divizionale etc. Acestea devin utile in cadrul business-urilor mici si mijlocii, dar si in unele mari.
Bun, odata ce ai stabilit aceste 3 lucruri, le incorporezi in planul de business – pasul 3 din planul de control al haosului organizational, si apoi incepi sa creezi sisteme si procese care iti vor permite sa cresti SI sa scalezi afacerea.
3. Fa-ti un plan de business
Acum stii ce vrei sa faci cu business-ul tau, dar si in ce directie sa pornesti pentru a atinge respectivele obiective.
E timpul sa detaliezi totul intr-un plan de business.
Am mai spus-o si altadata, acesta nu trebuie sa aiba neaparat 20 de pagini, insa ar fi bine sa includa:
- Un sumar executiv – o scurta perspectiva a afacerii, misiunea declarata, piata tinta, metrici principale si proiectii financiare.
- O descriere a firmei – aici notezi detaliile specifice ale modelului de business ales si a ceea ce vinzi.
- O analiza de piata – detaliezi ce stii despre domeniul tau de afaceri, despre competitie si despre nevoile din piata pe care le poti acoperi tu.
- Informatii despre produsele / serviciile tale – descrii in detaliu ce produse sau servicii vinzi, inclusiv structura de preturi si beneficii / functionalitati unice.
- Planul de marketing – cum iti propui sa ajungi la publicul tinta? Cu ce mesaje? Cand? Ce bugete ai pentru marketing?
- Planul de vanzari – Ce canale vei folosi: magazin online, social media, email, marketplace etc.? Cum se face vanzarea? Ce actiuni se fac pentru fidelizarea clientilor?
-
Echipa de management si responsabilitatile fiecaruia
- Proiectiile financiare – situatia veniturilor, cashflow, structura costurilor, proiectii de profit si pierdere pe urmatorii 3-5 ani. Chiar daca nu ai inca propriile tale date, ia-te dupa trendurile si datele existente in piata / in nisa ta.
- Planul operational – cum vei gestiona activitatile de zi cu zi in business: productie, logistica, stocuri, politici pentru angajati si customer support etc.
- Planul pentru managementul riscului – gandeste-te din start la potentiale riscuri si provocari cu care s-ar putea confrunta business-ul tau si planifica din timp modul de gestionare a acestora, astfel incat, daca se vor intampla, sa ai un timp de reactie cat mai rapid. Aici poti include, de exemplu, crize de imagine, schimbari in legislatie, intarzieri in lantul de aprovizionare, fenomele naturale iesite din comun etc.
Imagineaza-ti ca planul de afaceri este un organism viu, asa ca e normal ca acesta sa evolueze in timp. Asadar, va trebui sa il actualizezi si sa il modifici, pe masura ce apar noi elemente in macro-mediu sau in afacerea ta.
Daca esti la inceput, cat te ocupi de crearea planului de business, nu strica sa demarezi procesele de inregistrare a firmei tale la Registrul comertului si de obtinere a avizelor suplimentare necesare (daca e cazul, cum e exemplul afacerilor cu produse alimentare de productie proprie).
Citeste si: Planul de afaceri, de la A la Z. Cum sa deschizi un business, fara sa faci greseli
4. Incepe sa iti formezi echipa
Aceasta faza se intampla, de cele mai multe ori, dupa ce treci de etapa startup. Intotdeauna e o provocare sa aduci oameni noi intr-un business.
Exista o reticenta, in special in randul antreprenorilor incepatori, care ezita sa delege sau pica in pacatul micro-managementului.
De-acolo apare din nou haosul si tendinta sa ramai fara timp pentru a te ocupa de tot ceea ce trebuie sa faci intr-o zi.
Rolul tau, ca manager sau CEO al firmei, este sa inveti cum sa delegi sarcinile si responsabilitatile catre colegii tai si sa iti asumi responsabilitatea de lider. Sa ii motivezi si sa ii ghidezi pe drumul catre cresterea business-ului si a voastra, ca profesionisti.
Te poti ocupa tu de angajati sau poti externaliza catre o firma specializata. Insa indiferent cine trece de interviuri, ajunge tot in sarcina ta.
Asa cum spuneam mai sus, ar trebui sa implementezi proceduri si politici de lucru pentru angajatii si noii tai oameni in echipa.
Acestea asigura un proces de onboarding fara hop-uri, pentru ca angajatii tai vor stii clar ce au de facut, cand, cum, de la cine sa ceara ajutorul si la ce rezultate te astepti din partea lor.
Daca nu le-o spui tu, nu te astepta sa iti ghiceasca gandurile 🙂
Te las in continuare cu o discutie pe acest subiect, impreuna cu partenerul meu de afaceri, Aurelian Motica: Cum iti cresti echipa – procesul de angajare si retentie [Podcast].
5. Dezvolta un plan financiar viabil
De ce le e atat de frica antreprenorilor de anarhia organizationala? Pentru ca haosul duce la pierderea de bani. Iar fara bani, nu poti sa faci sau sa intretii o afacere si sa o ajuti sa creasca.
Asadar, pentru a prelua controlul, ai nevoie de o imagine clara si reala asupra situatiei financiare si a previziunilor pentru business-ul tau. De asemenea, tii cont ca pe langa bani vei investi si alte resurse, cum ar fi timp si energie.
Ce vrei sa obtii cu business-ul tau, pe termen scurt si pe termen lung? Vrei sa cresti rapid, sa iti scoti banii si sa iesi din firma? Sau vrei sa il cresti incetul cu incetul, dar constant? Ce fel de resurse esti dispus sa investesti? Cati bani esti dispus sa investesti?
Intotdeauna e realist sa iti cobori asteptarile, pentru ca rareori se intampla miracole peste noapte – succesul nu iti pica in poala doar pentru ca vrei asta.
Pe langa planul de investitii, asigura-te ca iti identifici toate potentialele surse de venit, structura de costuri, urmaresti cashflow-ul si acorzi atentie constant fisurilor prin care pierzi bani, previziunilor financiare, ratei de profit si ROI etc.
6. Investeste in contabilitate
Contabila sau contabilul tau joaca un rol principal in crearea de claritate pentru business-ul tau. Te va ajuta sa iti monitorizezi progresul, sa mentii socoteala cheltuielilor tale si sa iei decizii informate asupra locurilor si canalelor in care sa iti investesti resursele.
Noi iti recomandam sa apelezi intotdeauna la profesionisti. Sigur, poate ai cunostinte sau vrei sa te ocupi tu de acest task. Insa ai atat de multe lucruri de facut intr-o zi, incat iti va fi greu sa te detasezi si sa iti privesti cifrele cu obiectivitate.
Asa apar erori, pe care nu le-ai face in mod normal. Asa iti scapa din vedere lucruri. Si e un aspect al business-ului in care nu iti permiti sa nu fii concentrat.
Foloseste aplicatiile, sistemele si profesionistii pentru a delega task-urile de contabilitate.
7. Accepta ajutorul tehnologiei
Am evoluat suficient de mult incat sa putem delega o parte din activitatile repetitive, operationale, catre tehnologie.
De exemplu, cu platforma Gomag, iti poti construi magazinul online – canalul de desfacere catre clientii tai – in timpul in care treci prin toate etapele despre care am vorbit pana acum.
Ori, daca modelul de business gandit de tine dicteaza productia de produse personalizate la cerere sau vanzarea prin abonament, iti pune la dispozitie module incorporate in platforma pentru un flux de comanda fara probleme.
Apoi ai GoBotii, ce iti propun optiuni avansate de automatizare a comenzilor, produselor, clientilor si a comunicarii cu acestia. Tehnologia te ajuta sa economisesti timp, pentru ca tu sa te poti ocupa de ceea ce e cu adevarat important.
De asemenea, integrarile cu terte firme iti permit sa tii contabilitatea, facturarea, stocurile, logistica, gestiunea angajatilor – strans legata de platforma.
Permite tehnologiei sa te ajute sa controlezi haosul ce este o afacere online, pentru a avea mai mult control.
8. Tinteste consistenta si scalabilitatea
Structura afacerii tale, odata setata si testata (si ai vazut ca functioneaza) va trebui sa isi pastreze caracterul de consistenta, chiar daca va evalua in timp.
Sigur ca pe masura ce cresti vor aparea noi nevoi, noi departamente, noi tipuri de oferte, clienti si canale. Astfel ca structura aceasta trebuie sa le incorporeze, sa ramana relevanta si utila.
Insa nucleul structurii – modul in care faci tu lucrurile – ideal ar trebui sa fie consistent, pentru ca tine de stilul si brandul tau.
Procesele, sistemele si procedurile initiale, actualizate periodic, te vor ajuta sa scalezi, impreuna cu eforturile de automatizare si autocontrolul financiar.
Citeste si: Ce presupune, de fapt, scalarea unui business?
Structura afacerii este pentru multi un subiect plictisitor.
Trebuie sa lucrezi cu cifre, analize si date. Asa ca nu iti poti lasa imaginatia sa zburde libera.
Insa, in acelasi timp, e un element vital pentru a prelua controlul si a ordona haosul organizational. Cine stie, poate vei ajunge sa iti placa mai mult acest aspect al business-ului, decat cel creativ. 🙂
Sper ca articolul de astazi sa te ajute, indiferent daca urmeaza sa deschizi o afacere sau ai deja una.
PS. Profita de toate avantajele pe care ti le oferim la Gomag. Inca nu stii precis care sunt acestea?
Convinge-te cu ochii tai – ai 15 zile de test gratuit, in care ai acces la toate functionalitatile si modulele care te intereseaza.
Impreuna cu echipa am ajutat peste 4.000 de companii sa isi creasca afacerea pe platforma Gomag.
- GoMag si BusinessLeague fac echipa de lux impreuna. Modelul LuxuryBeauty.ro - martie 25, 2025
- Cum te ajuta Gomag Link daca esti furnizor de produse - martie 18, 2025
- Cum cresti valoarea cosului de cumparaturi chiar inainte de achizitie - martie 11, 2025