Cum stai la capitolul organizare a timpului?

De obicei, esti punctual sau intarzii mai mereu?

Reusesti sa-ti termini task-urile pe care ti le-ai programat sau stai mult dupa program, neglijandu-ti familia, prietenii sau pe tine insuti?

Poti sa realizezi ceea ce ti-ai propus inaintea deadline-ului?

Iti organizezi bine timpul?

Daca raspunsul la intrebarile de mai sus este nu, inseamna ca organizarea eficienta a timpului poate fi mult imbunatatita.

via GIPHY

Managerii sunt uneori supusi unor anumite presiuni la munca, in ceea ce priveste organizarea timpului pentru a include proiectele de care se ocupa individual, dar si gestiunea echipei.

Articolul de astazi te va invata 10 practici de organizare a timpului, astfel incat acest an sa se transforme in anul performantei si al succesului.

10 Idei de organizare a timpului pentru manageri si oameni ocupati

1. Ai nevoie de un sistem pentru email

Inbox-ul unui manager este, de obicei, un loc aglomerat, unde gasesti o multime de email-uri.

Incepand de la mesajele comunicate cu clientii, echipa si partenerii si pana la articole educationale, newslettere sau chiar retete culinare (lista se mareste in functie de preferintele fiecaruia).

Toti stim ca email-ul poate un consumator avid de timp, desi pentru ceilalti, poate fi cel mai bun canal prin care sa iti adreseze intrebari sau sa iti ceara informatii.

In postura de manager este esential sa prioritizezi eficient, pentru a rezolva rapid cele mai importante task-uri, si sa revii la email-urile mai putin urgente atunci cand ai timp liber.

O tactica eficienta de triere a mail-urilor este organizarea lor in cel putin 3 foldere:

1) Mesaje urgente, 2) De citit mai tarziu si 3) Referinte. Seteaza filtre automate care sa directioneze email-urile spre folderele aferente, si deschide-le atunci cand ai un moment de respiro.

O alta metoda propusa de cei de la Hubspot presupune trierea eficienta a email-urilor in Gmail. Descopera intregul proces in acest articol.

In principiu, impune-ti anumite momente din zi pentru a verifica email-urile si incearca sa respecti programul setat, mai ales daca ai un volum mare de proiecte pe care trebuie sa le finalizezi.

O idee este sa iti rezervi o ora dimineata si una dupa-masa, atunci cand inbox-ul devine din ce in ce mai aglomerat.

Pentru Gmail, un ajutor de nadejde este plugin-ul Boomerang.

Alt instrument pentru triere pe care il poti folosi este Checker Plus, o extensie Chrome pentru Gmail care te ajuta sa manageriezi multiple conturi de Gmail si iti trimite notificari de fiecare data cand primesti un email, chiar daca Gmail este inchis. 

The Email Game eCommerce blog

2. Rezerva-ti timp pentru a-ti finaliza proiectele

De multe ori, managerii se afla in situatia de a fi trasi intr-o multime de directii, astfel ca nu mai au timp sa se ocupe de proiectele individuale.

Pentru a preveni acest tip de situatie, e necesar sa iti rezervi timp doar pentru tine, pentru a-ti finaliza proiectele.

Cand lucrezi conform un calendar impreuna cu echipa, seteaza anumite perioade timp in care sa fie vizibil pentru toata lumea ca esti ocupat si trebuie sa te contacteze mai tarziu.

Cand esti tipul de manager caracterizat prin transparenta si disponibilitate, e important ca echipa sa inteleaga ca uneori, trebuie sa se descurce in functie de propriile capacitati, pentru ca tu sa ai timp sa iti rezolvi task-urile.

Pentru a fi eficient si productiv, uneori distanteaza-te fizic de distrageri.

Ia-ti o zi sau mai multe in care sa lucrezi de acasa.

Oricat de muncitoare si focusata ar fi echipa este inevitabil sa nu faci conversatie si sa comunici cu ceilalti, iar aceste momente pot fi chiar acelea in care iti pierzi nivelul de concentrare.

Dar nu te lasa distras nici de treburile casei: trezeste-te dimineata devreme, indeparteaza-te de pat, aseaza-te la biroul personal si concentreaza-te exclusiv pe ceea ce trebuie sa faci.

Inchide Facebook-ul sau alte retele de socializare (in cazul in care munca ta nu presupune folosirea Social Media), dezactiveaza-ti notificarile si fa-ti un program care sa includa orele de munca si perioadele de pauza. Te vei intoarce la birou mai productiv, cu task-urile finalizate si elan.

Daca totusi nu vrei sa stai o zi intreaga acasa, inchide-te (la propriu) intr-un birou.

Colegii tai trebuie sa inteleaga ca, la fel cum si ei au nevoie de solitudine pentru a se concentra, nici tu nu esti vreun semizeu.

3. Munceste cand altii dorm

Indiferent ca esti pasare de noapte sau una care se trezeste devreme, aceste momente sunt perfecte pentru a fi productiv si a-ti rezolva task-urile individuale: scrie, verifica-ti email-urile sau gandeste si planuieste-ti strategiile.

Vei fi cu atat mai eficient cu cat perioadele alese reprezinta timpul in care te simti cel mai in largul tau, astfel ca nu mai esti presat de stres si factori externi.

Din nou, elimina distragerile cum ar fi retelele de socializare, inchide telefonul si poti chiar sa meditezi putin. Gandurile iti vor fi mai limpezi si vei avea o privire de ansamblu asupra intregii situatii.

In plus, vei avea o senzatie de satisfactie stiind ca esti cu un pas in fata comparativ cu competitorii tai si ai acumulat cunostintele necesare pentru a-ti dezvolta echipa.

Citeste si: 30 De Minute Pentru Succesul Magazinului Tau Online

4. Reprioritizeaza-ti task-urile pe parcursul zilei

Cand te afli in postura de manager, fiecare zi este diferita – chiar motivul pentru care aceasta meserie e atat de palpitanta.

Odata cu acest job apare si nevoia de a reprioritiza planul pentru ziua respectiva, in functie de lucrurile care apar pe neasteptate.

Managerii eficienti au capacitatea de a identifica task-urile urgente de cele care pot fi rezolvate mai tarziu – si cat de tarziu.

Dar cum prioritizezi eficient?

Foloseste matricea Urgent/Important, dezvoltata de Stephen Covey, si segmenteaza-ti lista cu lucruri de facut in functie de obiectivele principale, activitati critice, distrageri si intreruperi. Identifica adevaratele efecte ale obiectivelor pe care le-ai stabilit pe lista si rezolva-le intai pe cele mai urgente.

Concentreaza-te pe primele obiective predefinite din cadrul matricei, deoarece in acest fel esti sigur ca principalele task-uri sunt rezolvate la timp.

matrice urgent important

Mai mult, pune-ti intrebari: “Esti 100% sigur ca te afli aici pentru a-ti ajuta echipa?” sau “Ai nevoie de timp personal pentru a-ti rezolva task-urile?”.

Daca ceea ce trebuie sa faci individual este urgent si echipa se poate descurca o ora sau cinci fara tine, ia decizia corecta si finalizeaza-ti proiectul.

5. Fa-ti timp pentru exercitii fizice

In aceasta bransa, a devenit ceva comun sa iti pui afacerea pe primul loc – chiar si inaintea familiei, prietenilor sau a sanatatii fizice si psihice.

Dar trebuie sa constientizezi ca abuzand de sanatatea ta, nu iti faci o favoare tie sau echipei pe care o manageriezi.

Cand te opresti din exercitiu fizic pentru o perioada indelungata, corpul si mintea ta intra intr-o zona de risc, mai ales daca vei combina sedentarismul cu o alimentatie deficitara.

Nu lasa aceste lipsuri sa iti afecteze eficienta si productivitatea ca manager.

Fa-ti un program, chiar daca inseamna sa te trezesti mult mai devreme dimineata, pe la 4.30 – 5.00. Sari imediat din pat si fa miscare: alearga, fa intinderi sau orice tip de miscare de care esti pasionat. Poti chiar sa pedalezi jumatate de ora.

Exercitiile fizice elibereaza endorfina, numit si hormonul fericirii, ceea ce te determina sa iti incepi ziua cu optimism si chef de lucru. In timp ce faci miscare, iti poti ordona gandurile, poti face planuri si strategii pentru afacerea ta etc.

Vei fi mai productiv, mai odihnit si mai deschis la idei noi.

Daca nu esti o persoana prea matinala, nu e nicio problema. Poti sa faci exercitiile respective la amiaza 12:00 – 13:00: alearga, inoata, pedaleaza sau iesi la plimbare. Vei reveni la lucru cu elan si putere de concentrare sporita.

Cieste si: 10 Hobby-uri Care Iti Cresc Productivitatea

6. Intalnirile tale trebuie sa fie orientate spre actiune

Nimic nu e mai frustrant decat intalnirile neproductive.

Am putea folosi mai eficient timpul muncind efectiv, in loc sa pierdem vremea cu intalniri care nu se concretizeaza in nimic.

In postura de manager pare ceva comun sa te lovesti de acest neajuns – dar trebuie sa stii ca depinde doar de tine daca obiectivele stabilite se concretizeaza sau nu.

O sugestie interesanta ar fi sa iti pregatesti din timp intalnirile si sa programezi in agenda scopul si ordinea de desfasurare a subiectelor.

Creeaza un tabel cu 3 coloane in Google Docs sau alt instrument: prima coloana va cuprinde temele discutate, a doua – punctele principale ale temelor discutate, iar ultima – modalitati de actiune, prin care se pot realiza obiectivele propuse dar si un interval de timp in care se vor realiza acestea.

La finalul intalnirii/sedintei, documentul va fi trimis tuturor participantilor, astfel incat fiecare sa isi cunoasca indatoririle si sa le rezolve, in timp util.

fisa sedinta proiect

7. Practica gratitudinea

Nu e un un concept psihologic care s-a strecurat din greseala in cuprinsul articolului de fata.

Si eu am ras prima data cand am auzit de expresia “jurnal de gratitudine”.

Dar se pare ca lucrurile chiar functioneaza, stiintific vorbind: universitati de prestigiu precum Yale, Hardvard, Stanford, Columbia sau UC-Berkeley au demonstrat ca exprimarea gratitudinii imbunatateste productivitatea, calitatea somnului si concentrarea, scade anxietatea si depresia si creste entuziasmul, determinarea, atentia si energia.

Stiintific vorbind, oamenii fericiti sunt mai productivi. Poate cel mai subestimat instrument, un jurnal de gratitudine, este cea mai eficienta metoda de a avea mai mult succes.

Nu ai nevoie de instrumente sofisticate pentru a trece la treaba.

Cumpara-ti un carnetel sau o agenda, pune-o pe noptiera si, in fiecare seara inainte de a adormi, scrie o propozitie sau 5 in care sa-ti spui tie insuti pentru ce esti recunoscator in ziua care tocmai a trecut.

Oricat de nebunesc ar parea, chiar functioneaza. Gandeste-te la sentimentul pe care il traiesti cand faci ordine prin lucrurile vechi si dai peste albume foto sau jurnale de cand erai copil.

Te cuprinde nostalgia si entuziasmul. La fel functioneaza si citirea lucrurilor marunte care te-au facut fericit intr-o zi sau alta.

Acest sfat se poate simplifica intr-o singura expresie: nu uri – apreciaza.

beneficiile gratitudinii

Citeste si: 10 Moduri In Care Creezi Un Echilibru Intre Cariera Si Viata Personala

8. Foloseste instrumente de organizare a timpului

Fiecare persoana sau echipa are un stil propriu dar, pentru eficientizare, este indicata folosirea unui instrument specializat pentru organizare. La Gomag, de exemplu, folosim Jira, pentru organizarea proiectelor, dar si Slack, un serviciu de comunicare activa pentru mesajele interne.

Exista o multime de alte instrumente eficiente pentru organizarea timpului atat la nivel personal cat si de grup:

  • Google Drive – este un instrument simplu dar eficient pentru manageri: poti sa iei notite in timpul intalnirilor, poti sa iti urmaresti obiectivele prestabilite sau sa distribui documente si fisiere cu echipa. Cel mai important aspect este ca poate fi accesat de pe orice tip de dispozitiv.
  • Trello – o aplicatie eficienta pentru managementul eficient al proiectelor. Poti sa administrezi numeroase proiecte impreuna cu colegii de echipa pe un panou virtual, unde poti adauga note, comentarii, etc.
  • MindMeister – un instrument tip harta pentru brainstorming si planificare. Acesta iti permite sa alegi dintr-o multime de exemple de diagrame, pentru a-ti organiza obiectivele vizual.

plan de proiect MindMeister

9. Invata sa delegi sarcini si responsabilitati

Ca manager e usor sa iti inchipui ca totul depinde de tine: echipa, succesul afacerii, dezvoltarea strategiilor etc.

Uneori chiar asa e.

Dar in aceasta postura trebuie sa fii inconjurat si de oameni pe care poti sa te bazezi. Daca lipsesti, activitatea firmei trebuie sa ramana la aceleasi standarde, sau sa creasca.

Daca exista lucruri pe care alti oameni ar putea sa le faca mai bine, delega-le lor aceste sarcini si responsabilitati.

De exemplu, daca ai de scris un text (descriere, articol, comunicat de presa etc.) apeleaza la copywriteri. Acestia au, prin definitie, atat experienta, cat si obiectivitate, incat materialul final sa fie unul de calitate.

Cu cat iti asumi un volum mai mare din responsabilitatile echipei tale, cu atat aceasta se va considera mai slaba si va avea nevoie de asistenta, incontinuu.

Daca ai grija ca toata lumea sa aiba parte de trainig si resurse sa isi faca treaba, vei economisi timp pretios, pe care il poti investi in lucrurile care au nevoie cu adevarat de atentia ta.

10. Nu te impiedica de micile detalii

Problema, cand esti perfectionist, este faptul ca nimic nu pare sa fie la standardul pe care l-ai setat tu.

Ceea ce duce la frustrari si ineficienta, deoarece ramai fixat pe detalii care conteaza doar in mintea ta.

Perfectionismul nu e o calitate, si nici o caracteristica a managerilor de succes.

De exemplu, cand termini un task ti se pare ca ai mai putea imbunatati ceva, nu-i asa?

Astfel ca petreci 10 minute, apoi 30 de minute, care se transforma intr-o ora sau mai multe si, in final, te trezesti ca ai stricat ceea ce era bine inainte si ai trecut mult peste limita de timp impusa.

Sau ai impresia ca un mic detaliu schimbat, poate transforma materialul pe care il pregatesti intr-unul viral. De-abia dupa ce ai facut modificarea iti dai seama ca, de fapt, ai ruinat totul.

Cand esti perfectionist pierzi din vedere intregul ansamblu si te axezi pe amanunte minuscule, care nu schimba cu nimic situatia afacerii tale.

La drept vorbind, nu perfectionismul este problema aici deoarece aceasta calitate, la parametri normali, indeamna oamenii sa tinteasca mai sus si sa realizeze ceva mai bun pentru sine sau pentru ceilalti.

Problema intervine in momentul in care calitatea se transforma in obsesie sau obisnuinta. E ca si atunci cand pictezi sau desenezi ceva.

Cand stai prea aproape de panza sau hartie si incerci prin miscarile creionului sa surprinzi pana si cele mai mici detalii, timp indelungat, atunci cand te indepartezi, iti dai seama ca toate elementele componente ale picturii sunt perfecte dar, imaginea de ansamblu este un dezastru.

Nu in ultimul rand, sfatul meu este sa pastrezi un ceas in fata ta, pe birou.

Fie ca este vorba de ceasul si calendarul computerului la care lucrezi sau un ceas fizic, este important sa nu pierzi niciodata notiunea timpului. Acesta fuge, intr-adevar, mai repede decat crezi.

Citeste si: A Fi Sau A Nu Fi Antreprenor: 5 Intrebari Fundamentale

Pentru un management eficient al timpului ai grija la timpul acordat email-urilor, la task-urile pe care trebuie sa le finalizezi, lucreaza in perioadele de maxima productivitate, reprioritizeaza-ti task-urile, acorda atentie exercitiilor fizice, orienteaza-te mereu spre actiune, practica gratitudinea, foloseste cu incredere instrumente de organizare a timpului, delega sarcini si responsabilitati si nu transforma perfectionismul in obsesie.

Acum e randul tau sa iti faci planul de organizare pe 2016, conform preferintelor tale dar si a specificului afacerii pe care o manageriezi. Tu cum iti organizezi mai eficient timpul si ce instrumente folosesti?

Descopera cele 10 sfaturi de organizarea timpului pentru managerii eficienti. Vezi cum sa fii mai organizat, mai motivat si mai productiv in afacere.

Cosmin Daraban
[i]
[i]
[index]
[index]
[i]
[i]
[index]
[index]
[i]
[i]
[i]
[i]
[index]
[index]