De ce trebuie sa ai o politica social media pentru afacerea ta?

Cand vine vorba de cultura organizationala a unei afaceri online, aceasta trebuie respectata si intretinuta de toate persoanele implicate: atat de catre tine, ca si antreprenor, cat si de angajati.

Stiu, in definitiv, ti-e imposibil sa controlezi ce spun clientii despre tine pe alte site-uri si pagini decat cele pe care le gestionezi, dar poti sa setezi anumite limite cand vine vorba de angajati, parteneri sau chiar propria persoana.

Nu uita ca reputatia si imaginea publica, atat a ta cat si a afacerii tale, este extrem de fragila.

O singura greseala poate distruge tot ce ai construit, timp de ani de zile, si te poate arunca intr-o criza de imagine din care, te asigur, iti va fi greu sa iesi.

Astazi vom discuta strict despre politica Social Media a angajatilor tai pe retelele de socializare: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube etc.

Voi stabili care este importanta existentei unei astfel de politici, vom dezbate care sunt argumentele pro si contra monitorizarii pe Social Media a angajatilor tai si iti voi oferi sfaturi de creare a unei politici corecte, atat la nivel intern (pentru angajati,) cat si extern (pentru clientii tai).

De ce este importanta politica Social Media?

Hai sa luam urmatorul scenariu: intr-o dimineata, deschizi contul de e-mail si descoperi ca inbox-ul este plin de mesaje de la prieteni, colegi sau clienti care sunt de-a dreptul socati de un comentariu postat de unul dintre angajatii tai.

Sau poate chiar iti incepi dimineata “bine”, cu un telefon din partea unui client furios!

Si se dovedeste ca, intr-adevar, angajatul respectiv a publicat informatii confidentiale despre un client sau a facut un comentariu rasist, ofensator, cu injurii la adresa unei persoane.

Acesta, prietene, este exact motivul pentru care ai nevoie de o politica Social Media.

Chiar daca afacerea ta nu are o pagina oficiala, pe Facebook, de exemplu (ceea ce ar fi un punct in minus la strategia de branding a afacerii), mai mult ca sigur angajatii tai au.

Iar la rubrica “Despre” pe profilul lor, posibil ca sta chiar numele firmei tale.

Ei da, poate in timpul programului de lucru sunt angajati model, isi realizeaza profesionist sarcinile in limitele de timp impuse, vin cu idei noi de dezvoltare a afacerii etc.

Dar dupa program, tu nu ii mai controlezi. Sunt liberi sa faca ce vrea, sa-si traiasca viata dupa bunul plac.

Si e normal.

Pana aici totul e bine. Problema intervine in momentul in care activitatile sau comportamentul din timpul liber ajung sa fie postate pe paginile de social si iti afecteaza imaginea publica a afacerii.

tweet negativconsecinta tweet negativ

sursa: Daily Mail

De exemplu, posteaza fotografii in care sunt in stare de ebrietate, fac activitati ilegale sau sunt prea dezbracati/dezbracate.

De asemenea, grija mare la tag-urile prietenilor.

Poate e distractiv sa va amintiti de o noapte memorabila de betie, dar pentru clienti, e un punct in minus atunci cand vor sa aleaga firma la care lucrati.

In ceea ce priveste cuvintele licentioase, injuraturile, abordarile obscene pe Social Media, un mare NU. Chiar daca e modalitatea preferata pentru a va relaxa, clientii o vor percepe ca pe o obisnuinta in comunicare, chiar si la serviciu.

Oricat de mic este acest detaliu, clientii chiar iti cauta firma pe retelele sociale, se uita la profilele angajatilor, iar ce gasesc acolo poate influenta pozitiv sau negativ deciziile pe care le iau. Un singur tweet sau o singura imagine publicata pe Facebook, poate determina achizitia sau orientarea catre un site competitor, cu o imagine publica mai bine intretinuta.

In plus, daca unul dintre angajatii tai incalca termenii unui contract semnat cu un client si divulga informatii confidentiale, nu el va fi tras la raspundere ci tu/firma ta.

Spune-le angajatilor tai ce este acceptabil si ce este inacceptabil sa faca pe Social Media, altfel nu au cum sa stie ce au de facut.

Iti recomand sa citesti si articolul lui Manafu (putin mai vechi, dar inca de actualitate), tot pe acest subiect: Te-ai gandit macar la o politica de social media?

Monitorizarea activitatii pe Social Media a angajatilor tai

Angajatii au o personalitate in mediul virtual si posibil ca si tu, in postura de angajator, le-ai verificat profilul de Facebook, inainte de a-i angaja.

E un fapt ca angajatii tai isi petrec un anumit procent din timpul de lucru pe platformele de socializare, cat de mic: pentru a da un like, un tweet, pentru a raspunde unui mesaj etc.

Intrebarea e, ce faci in aceste conditii?

Le blochezi total accesul la platformele sociale sau nu?

Realizezi o politica cu sfaturi (renunta la cuvantul “reguli”) orientative de comportament in Social Media?

Mai jos, am selectat cateva argumente, pro si contra, in ceea ce priveste monitorizarea activitatii pe retelele de socializare a angajatilor tai:

Pro

  • Instrument de recrutare

Monitorizarea conturilor de Social Media este deja un instrument eficient de recrutare, nu numai pentru cei care isi cauta un job, dar si pentru tine, ca angajator. De exemplu, LinkedIn este cea mai potrivita platforma pentru recrutare.

Ultimele cifre arata ca 93% dintre angajatori folosesc Social Media pentru a verifica imaginea publica a unui potential angajat.

Insa, un sfert dintre angajatori gasesc postari si imagini care afecteaza imaginea candidatului, ceea ce duce la eliminarea acestuia din lista.

Care sunt aceste tipuri de postari?

  • imagini nepotrivite (consum de bauturi alcoolice, droguri, nuditate, fotografii cu semnificatie sexuala, arme etc.)
  • comentarii deplasate
  • aptitudini slabe de comunicare (greseli in exprimare, gramatica defectuoasa etc.)
  • comentarii denigrante la adresa fostului angajator
  • calificarile mentionate pe profil nu se potrivesc cu cele din CV.

Pana la urma, sa nu ne mintim singuri.

Multi dintre cei care isi cauta un job, mint la interviuri.

Poti sa inchizi ochii la o minciuna nevinovata, dar nu poti angaja pe cineva care face parte dintr-o banda de infractori sau dintr-un grup rasist.

Sau care afirma ca are cunostinte avansate in programare, de exemplu, si nu stie nici macar ce inseamna php.

Pe Social Media poti sa verifici daca posibilii angajati sunt decenti si potriviti pentru compania ta sau daca actualii angajati intretin o imagine publica pozitiva.

  • Cresterea productivitatii

Gandeste-te ca poate ai angajati care stau degeaba pe Facebook si apoi cer o marire de salariu.

Practic, nu sunt interesati deloc sa ajute la cresterea si dezvoltarea afacerii tale.

Si daca ei nu depun putin efort in acest sens, cine altcineva o va face?

Ai grija si la cei care sunt dependenti de Social Media.

Mai in gluma, mai in serios aceasta “maladie” a secolului in care traim incepe sa ii afecteze pe foarte multi oameni, printre care se pot numara si unii dintre angajatii tai.

Si cat de productiv poate sa fie un angajat care isi verifica email-ul din doua in doua minute, urmareste toate tweet-urile de pe Twitter si este mai preocupat de profilul sau de Facebook decat de munca?

Ok, daca ai un specialist Social Media care se ocupa de promovarea firmei tale, asta nu inseamna ca “sta toata ziua pe Facebook”.

Nu este eficient sa iti lasi secretara, contabilul sau specialistul IT sa gestioneze imaginea publica a afacerii pe retelele de socializare.

Orice greseala, chiar neintentionata, poate distruge reputatia intregii companii.

Din aceasta cauza ai nevoie de un profesionist care sa se ocupe de strategia din spatele branding-ului pe Social Media.

Citeste si: Oamenii din spatele paginilor din social media

Contra

  • Pauzele

echipa silkmart

Toata lumea are nevoie de pauze, chiar si angajatii tai.

Cand muncesti 8 ore incontinuu, incercand sa ramai concentrat pe task-urile pe care le ai de rezolvat, mintea incepe sa oboseasca, esti distras si iti pierzi rapid ideile.

Mintea ta, la fel ca si a angajatilor tai, are nevoie de mici pauze in care sa te relaxezi, chiar si pentru 5 minute.

Ei, una dintre metodele preferate de relaxare poate sa fie chiar scroll-ul pe Facebook sau vizionarea unui video pe YouTube.

Atata timp cat angajatii tai nu abuzeaza de retelele de socializare, pierzand timpul rezervat pentru lucru pe Social Media, nu e nevoie sa le monitorizezi activitatea.

Cu atat mai mult, nu ar trebui sa le ceri parolele conturilor si sa le verifici profilele pentru a vedea ce au mai postat sau cum si cu cine povestesc in timpul lucrului.

Pana la urma, acestea sunt informatii confidentiale si ar fi un comportament neetic din partea ta.

A, si crede-ma, daca le interzici accesul la Social Media, tot vor gasi alte metode prin care sa isi ia pauzele de care au nevoie.

  • Drame inutile

Poate angajatii nu sunt chiar cei mai mari fani ai tai, ca manager/sef.

Poate vorbesc despre tine, si nu chiar de bine, dar e ok atata timp cat o fac in privat, nu in timpul programului de lucru, iar la birou te respecta.

Daca le monitorizezi activitatea pe Social Media si dai peste remarci negative privitoare la persoana ta, cu siguranta te vor afecta si, mai mult, vor afecta spiritul de echipa.

Ok, daca isi dau seama ca sunt monitorizati, vor renunta sa discute despre tine intr-o zona vizibila, dar te asigur ca vor gasi alte modalitati prin care sa te barfeasca, si intr-o maniera mult mai severa.

In loc sa le monitorizezi activitatea pentru a descoperi ce parere au angajatii despre tine, iti recomand sa te gandesti care este relatia profesionala pe care o intretii cu ei, care este comportamentul tau ca sef (incearca sa te identifici mai mult ca si coleg, nu ca sef) si cat de deschisi sunt fata de tine.

Daca ceea ce observi la propria persoana iti da semnale ca i-ar putea deranja pe angajati, revizuieste-ti comportamentul si fii un lider model, respectat de cei din jur, caruia angajatii ii sunt loiali.

Dupa cum observi, personal nu sunt un fan al monitorizarii continue a angajatilor si consider ca daca firma are un cod de conduita bine stabilit pe platformele sociale, este suficient.

Atunci cand atmosfera la lucru este una relaxata, in care avem incredere unii in ceilalti si suntem dedicati proiectelor, echipa este mai unita si mai performanta.

exemplu de comportament inadecvat

sursa: OpenView Labs

Politica Social Media la nivel intern

  • seteaza limite pentru angajati, precizand ce pot si ce nu pot sa faca pe Social Media
  • hotaraste daca aceasta politica interna va fi facuta publica, pentru a fi vizibila si celor din exterior. De exemplu, in sectiunea “Cariere”, pentru ca potentialii angajati sa stie de la inceput cum vor munci in firma ta.
  1. Ghid general de conduita

Raspunde urmatoarelor intrebari:

  • Ii vei incuraja pe angajati sa raspunda clientilor sau altor persoane interesate atunci cand intreaba despre firma?
  • Va fi necesar sa se identifice ca angajati ai firmei tale atunci cand discuta cu persoane din exterior despre firma?
  • Au dreptul sa discute despre ianumite nformatii confidentiale? (de preferat, aceste informatii nu trebuie facute publice)
  • Au dreptul sa discute despre informatii financiare? (aceste informatii nu trebuie facute publice)
  • Care sunt consecintele pentru angajati daca regulile de conduita sunt incalcate?
  • Este permisa folosirea retelelor de socializare in timpul orelor de munca? In ce conditii si cat?
  1. Blogging

  • Ce sfaturi le poti oferi angajatilor care scriu pe blogurile firmei tale, privitoare la limitele in care pot divulga informatii?
  • Daca angajatii tai citeaza continut creat de altii, vor preciza sursa cu link sau nu?
  • Pot angajatii sa foloseasca elementele vizuale oficiale ale firmei (logo, nume, descrieri etc.)? Ce reguli trebuie sa respecte pentru a nu incalca drepturile de autor ale altora?
  • Cui ii este atribuit continutul de pe blog, dar si responsabilitatea asupra acestuia?
  • Mentioneaza, din nou, interzicerea divulgarii informatiilor personale.
  • Mentioneaza faptul ca regulile privitoare la blogging nu vor anula si celelalte politici existente.
  1. Profilele personale

  • Mentioneaza ce tip de continut vizual/ textual este inacceptabil pentru a fi postat pe profilele personale – alcool, droguri, arme, nuditate, postari cu incarcatura sexuala, injurii, rasism sau discriminare etc.
  • Mentioneaza clar faptul ca este inacceptabil sa divulge informatii cu caracter personal, mentionate si in contractele cu clientii: date personale, financiare, conditii etc.
  • Cere-le angajatilor tai sa respecte limitele bunului simt, atunci cand discuta sau posteaza pe Social Media.
  • Sugereaza-le sa scrie corect gramatical, pe cat posibil, oferindu-le motive clare pentru care le ceri aceste lucruri (verificarile clientilor, imaginea publica etc.).

Politica Social Media la nivel extern

  • stabileste asteptarile pe care le ai de la persoanele din afara firmei si limitele in care pot actiona
  • posteaza aceasta politica a firmei astfel incat sa fie vizibila tuturor
  1. Moderarea comentariilor

Raspunde urmatoarelor intrebari:

  • Vei elimina comentariile care includ limbaj licentios sau ofensator? (imi inchipui ca da)
  • Vei aproba comentariile cu atac la persoana? (poti sa aprobi critica. dar te sfatuiesc sa elimini comentariile care ataca “din principiu” compania, angajatii sau pe tine)
  • Cum procedezi cu comentariile off-topic? Sau comentariile la alte comentarii?
  • Vei aproba spam-ul in comentarii?
  • Cate link-uri are voie sa insereze o persoana care comenteaza? 
  • Cum vei proceda cu comentatorii problema? Ii vei bloca, le vei trimite avertismente?
  • Oferi o adresa de email de contact pentru cei al caror comentariu nu a fost aprobat sau pentru intrebari suplimentare?
  1. Interactiunea pe Social Media

  • Vei raspunde comentariilor spam sau celor pe langa subiect?
  • Cum vei proceda cu cei care te defaimeaza?
  • Vei infirma si argumenta zvonurile si dezinformarile? (ideal ar fi sa da, cat de repede posibil)
  • Cum vei proceda cu cei care comenteaza mereu in dezacord cu tine? Te vei implica in dezbatere?
  • Cum procedezi cu comentariile negative? Incepi sa te contrazici sau le ignori?
  • Stabileste care este timpul pe care il acorzi pentru a raspunde unui mesaj/comentariu etc. Daca nu ai suport 24/7, mentioneaza-le clientilor acesti lucru. La fel si daca nu poti sa le raspunzi in weekend.
  • Mentioneaza clar ca nu vei divulga informatii confidentiale.
  • Mentioneaza daca angajatii se vor diferentia de firma atunci cand raspund personal unui client/membru al publicului.

Citeste si: 15 Trucuri Mentale Prin Care Sa Ii Influentezi Pe Ceilalti

In final, am selectat cateva exemple de politici Social Media, dupa care te poti orienta in crearea uneia pentru afacerea ta:

Pentru a recapitula, astazi am discutat despre importanta existentei unei politici Social Media pentru afacerea ta, am argumentat pro si contra monitorizarii activitatii angajatilor pe Social Media si ti-am indicat care sunt principalele elemente pe care ar trebui sa le includa o politica de social completa, cu exemple.

Tu ai un cod de conduita pentru angajatii tai sau chiar pentru tine pe Social Media? Cat de importanta ti se pare o astfel de politica?

Cosmin Daraban
[i]
[i]
[index]
[index]
[i]
[i]
[index]
[index]
[i]
[i]
[i]
[i]
[index]
[index]