Intr-o afacere, in special online, cei mai multi antreprenori se concentreaza pe funnel-ul de vanzare extern.
E cumva natural sa ii preocupe mai mult atragerea traficului, conversia vizitatorilor si loializarea clientilor.
Adevarata diferenta dintre un magazin online profitabil si unul care e abia pe linia de plutire sta, insa, in funnel-ul intern – structura si procedurile din spatele cortinei, din spatele afacerii.
De ce?
Deoarece un funnel intern nu doar ca accelereaza productivitatea echipei, dar reduce si costurile, economiseste timp, creste capacitatea de scalare si asigura clientilor o experienta constanta, mult mai de calitate, in toate punctele de contact cu business-ul tau.
Am tot “amenintat” in numeroase live-uri ca vom discuta despre acest subiect.
Dar cum timpul tuturor e pretios, mai intai am pregatit o baza a urmatoarelor noastre discutii, un articol din care vei afla cum poti construi si optimiza un funnel intern pentru afacerea ta, folosind instrumente AI si automatizari cu GoBots, in platforma Gomag.
Cuprins Cum creezi un funnel intern in afacerea ta
- Ce este, de fapt, un funnel intern
- Procedurile in business: baza funnel-ului intern
- Cum sa creezi corect proceduri interne
- BONUS: Checklist proceduri standard in funnel-ul intern eCommerce
1. Ce este, de fapt, un funnel intern
Funnel-ul intern este, practic, o reprezentare a proceselor din spatele afacerii tale – de la preluarea comenzilor pana la gestionarea relatiilor cu clientii, stocuri, facturare, livrare si suport post-vanzare.
Metaforic vorbind, e chiar coloana vertebrala a operatiunilor tale. Componentele de baza ale unui funnel intern sunt:
- Prelucrarea comenzilor
- Gestionarea stocurilor
- Facturare si logistica
- Comunicarea cu clientii
- Retentia si upsell
- Raportare si analiza
Am spus in intro ce ai de castigat daca adopti un funnel intern in afacerea ta. Mai vreau sa stii ca fara un astfel de sistem bine pus la punct risti ca afacerea ta sa ramana deschisa la diverse blocaje, pierderi sau erori.
Citeste si: Situatii comune de care te lovesti cand detii un magazin online
2. Procedurile in business: baza funnel-ului intern
Pentru fiecare etapa a funnel-ului intern ar trebui sa ai, ideal, cateva proceduri standardizate:
1. Procesarea comenzilor
Prin standardizare, scopul tau e sa te asiguri ca fiecare comanda primita in magazinul online este preluata, confirmata, ambalata si trimisa fara sa apara intarzieri sau greseli.
Pasii standard pentru aceasta actiune sunt:
- Confirmarea automata a comenzii
- Verificarea stocului
- Emiterea facturii
- Pregatirea coletului
- Emitere AWB
- Update status comanda
Cum poti automatiza acesti pasi?
- Datorita tranzactionalelor declansate automat in Gomag se trimite instant un email de confirmare a comenzii. Tu poti sa duci asta la urmatorul nivel cu un SMS automat, trimis prin SMS Bot.
- Poti ordona, de asemenea, lista de produse din platforma in functie de stoc, sa vezi daca produsul comandat se afla in status critic.
- Asigura-te ca ai integrari cu curierii preferati, de exemplu, prin Gomag Shipments, pentru a fi mai usor sa emiti AWB.
- Foloseste atuurile Order Bot pentru a emite automat factura si AWB, sau a modifica statusul comenzii, inclusiv pentru a printa automat AWB-urile, de oriunde te-ai afla.
Citeste si: Tiparire AWB cu Order Bot, update conditii pentru multiple reguli si alte noutati Gomag
2. Gestiunea stocurilor
Prin standardizarea actiunilor ce tin de aceasta componenta a funnel-ului, obiectivul tau e sa eviti sa ramai fara stoc, dar si sa iti optimizezi deciziile de restocare, astfel incat sa nu iti blochezi banii in stocuri ce nu se vand.
Pasii standard pentru aceasta actiune sunt:
- Inventar lunar
- Clasificarea produselor in ABC(A – cele mai vandute)
- Stabilirea unui stoc minim de siguranta
- Alocarea automata a stocului pentru precomenzi
- Actualizarea stocului care se face, ideal, automat prin integrari, sau periodic manual
Cum poti automatiza acesti pasi?
- Fa predictii de stoc cu instrumente AI (Chat GPT, Claude) bazate pe sezonalitate si datele din anii anteriori ale afacerii tale.
- Verifica periodic rapoartele produselor cu rulaj lent. Produsele greu vandabile ar trebui sa fie identificate oricand si promovate/lichidate.
3. Facturarea si logistica
Obiectivul tau pentru standardizarea acestor 2 componente e sa te asiguri ca emiti documente corect si livrezi rapid, cu minim de efort si erori umane.
Pasii standard pentru aceste actiuni sunt:
- Factura emisa la confirmarea platii + notificare reincercare plata, daca e cazul
- AWB generat automat
- Sincronizare comenzi → curier, fara interventie manuala
- Trimiterea coletului + email de tracking pentru linistirea clientilor
Cum poti automatiza acesti pasi?
- Asigura-te ca ai o integrare activa cu un program de facturare (ex. SmartBill).
- Am mentionat mai sus ce poti face cu Order Bot.
- Tot in Gomag ai, de asemenea, un email tranzactional care se declanseaza la statusul Eroare plata si invita clientul sa reincerce plata.
- Foloseste statusul de Comanda preluata pentru a declansa email-ul tranzactional de Comanda confirmata, care include AWB-ul pe baza caruia clientii isi pot urmari comanda (poti folosi si alta combinatie de status / tranzactional, in functie de setarile tale).
Pont! Nu folosi sabloanele de email-uri din platforma exact asa cum le gasesti, ci personalizeaza-le pentru afacerea ta.
De exemplu:
Subiect: Comanda ta este pe drum! 🚚
Salut, {{firstname}}!
Venim cu vesti bune: comanda ta cu numarul {{number}} a fost predata curierului!
Coletul tau va ajunge la destinatie in {{shipping_Date}}.
Stai fara griji, poti urmari statusul comenzii daca dai click pe acest link:
{{awbNumberWithTracking}}
Odata ce ai primit acest email, comanda ta se afla in custodia firmei de curierat si nu mai poate fi anulata, amanata sau modificata de catre {{domain}}.
Daca ai intrebari, nelamuriri sau pur si simplu vrei sa ne cunosti, contacteaza-ne la [adresa email] sau la numarul de telefon [telefon]
Multumim ca ai ales {{domain}}!
Citeste si: Cand sa trimiti email-uri tranzactionale & marketing – Intervalul de aur
4. Comunicarea cu clientii
Ca antreprenor si om de vanzari, iti doresti sa mentii relatia cu clientii cat mai clara, profesionala, dar si personalizata.
De aceea, e posibil sa folosesti o varietate de canale, cum ar fi email, SMS, WhatsApp sau live chat in magazin.
Fluxuri standard recomandate de comunicare:
- Email-uri post-comanda (confirmare, livrare, multumire)
- Formular de contact + baza de intrebari frecvente pe site
- Sabloane automatizate de raspuns la intrebarile frecvente
- Cerere feedback pe email sau formular
Cum poti automatiza aceste fluxuri?
- Tranzactionale pe email activate in functie de statusul de comanda in platforma (revezi detalii mai sus).
- GoBots activati pentru confirmari si cerere recenzie. Pont! In platforma ai si o aplicatie dedicata pentru trimiterea automata a unui email de feedback, care se numeste Review-uri automate.
- Creeaza scenarii de raspuns in aplicatia de live chat folosita (Manychat, Tawk.to etc) pentru cele mai frecvente intrebari care pot veni din partea publicului (ex., cat costa / cat dureaza livrarea).
- Ai un sistem de ticketing sau organizare a solicitarilor clientilor?
Citeste si: Proceduri si idei crete pentru ce sa faci post-comanda
5. Retentia si upsell
Secretul optimizarii costurilor de achizitie sta in valorificarea la maximum a fiecarui client, prin reactivari si recomandari relevante.
Ce poti face in acest sens?
- Serii de email-uri automate catre clientii inactivi
- Oferte personalizate pe baza istoricului de cumparare
- Pachete si bundles
Cum poti automatiza comunicarea acestor tactici?
- Seteaza un Email Bot catre clientii care au cumparat acum 30 de zile, cu un cod de discount cadou pentru a-i invita sa creasca frecventa de achizitie.
- Seteaza un Email Bot catre clientii care nu au mai cumparat de 60 de zile (sau alta perioada, in functie de tipologia ta de produse) cu o oferta speciala.
- Seteaza un SMS Bot de reactivare catre clientii care se afla in grupul celor care nu au mai cumparat de X zile.
- Activeaza un Email Bot care include produse similare sau compatibile cu cele din comanda anterioara si trimite-l catre client la 3-5 zile dupa comanda.
- Activeaza un pop-up de adaugare la cos in care sa faci recomandari de bundles sau produse relevante clientilor care au adaugat deja un produs in cos.
- Foloseste CRM Bot pentru a segmenta clientii dupa valoarea comenzilor / frecventa achizitiilor.
- Seteaza un Email Bot care sa aminteasca clientilor cand expira punctele de fidelitate.
6. Raportare si analiza
Am spus-o in nenumarate randuri: poti creste ce poti masura.
Atat datele tale, cat si cele ale competitorilor tai iti sunt disponibile la un click distanta.
Foloseste-te cu cap, astfel incat sa iei decizii cat mai bine informate.
Ce date sa urmaresti?
- Rata de conversie
- Rata de retur
- Timp mediu de procesare comanda
- Customer Lifetime Value
Instrumente recomandate:
- Dashboard-ul Gomag + rapoartele despre Vanzari, Clienti si Produse
- Gomag Insights (inclusiv heatmaps, screen recordings si tool-urile de analiza calitativa, sondaje si chestionare)
- Google Analytics
- Export de date din rapoarte si interpretare cu AI. De exemplu, identificarea zilelor cu cel mai mare potential de conversie, estimarea stocurilor pe baza sezonalitatii / trendurilor de cautare etc.
Citeste si: Cum vinzi mai mult cu ajutorul datelor – Gomag Insights & rapoartele magazinului tau online
BONUS! Scenariu: Clientul plaseaza o comanda de produs A.
- Email Tranzactional Gomag: Platforma trimite un email de confirmare comanda noua.
- Order Bot: Genereaza automat AWB si factura.
- Email Tranzactional Gomag: Trimite email cu tracking catre client.
- Review-uri automate: La 3 zile dupa livrare, trimite email de review.
- Email Bot: La 30 de zile, recomanda un cross-sell pentru produs B complementar.
3. Cum sa creezi corect proceduri interne
✅ Identifica procesele repetitive SI importante. Incepe cu cele care se intampla des (zilnic / saptamanal / lunar), care au impact direct asupra clientului (adica acestea despre care am vorbit mai sus) si care implica mai multi oameni sau mai multe echipe.
✅ Documenteaza totul. Creeaza un manual intern de proceduri pas cu pas. Si foarte important, testeaza procedurile gandite in realitate, sa vezi daca sunt viabile sau daca sunt greu de urmat de catre echipa.
Exemplu Fisa de procedura:
Titlu: [Nume proces – ex: Procesare comanda standard]
Scop: [De ce este important acest proces? Ce rezolva el?]
Responsabil: [Cine se ocupa de acest proces?]
Frecventa: [Cand se executa? Zilnic / la fiecare comanda / lunar]
Instrumente: [Ce platforme, aplicatii sau unelte se folosesc? – ex: Gomag, curier, email, Google Sheets]
Pasi:
- [Pasul 1 – Ex: Verifica statusul comenzii in Gomag]
- [Pasul 2 – Ex: Emite factura cu ajutorul programului de facturare]
- [Pasul 3 – Genereaza AWB]
- [Pasul 4 – Marcheaza comanda ca finalizata]
- [Pasul 5 – Trimite notificare client SMS / email]
Automatizari implicate:
– Tranzactional confirmare comanda noua
– Order Bot pentru generare factura, AWB + printare AWB
– Tranzactional comanda predata curierului + link tracking
– Email Bot / SMS Bot de follow-up cu cerere de review
Observatii:
– [Ex: Nu trimite comenzi partiale decat cu acordul clientului]
✅ Foloseste sabloane. Pentru emailuri, comunicari, task-uri repetitive. Dupa ce ai documentat procesul manual, cauta oportunitati de automatizare folosind GoBots din Gomag.
✅ Antreneaza echipa. Fiecare membru trebuie sa cunoasca funnel-ul operational si sa stie unde intervine. Mai mult, asigura-te ca oamenii tai stiu cum sa foloseasca platforma Gomag, instrumentele integrate, dar si tool-urile AI pe care te bazezi.
Sugestii de onboarding pentru angajatii existenti si noi:
- Training video scurt pe fiecare procedura
- Test practic: prelucrarea unei comenzi fictive
- Acces la manualul intern + checklisturi
✅ Testeaza si imbunatateste. Fa un review lunar al procedurilor si automatizarilor active.
Citeste si: 10 Functionalitati Gomag care te ajuta sa economisesti bani
4. BONUS: Checklist proceduri standard in funnel-ul intern eCommerce
1. Comenzi si procesare operativa
☑️ Preluarea comenzilor zilnice (inclusiv din marketplace-uri)
☑️ Verificarea automata / manuala a stocului disponibil
☑️ Verificarea platilor (card/ transfer/ ramburs)
☑️ Emiterea facturilor si trimiterea pe email
☑️ Generarea AWB si etichete curier
☑️ Ambalarea coletelor (cu instructiuni de impachetare)
☑️ Pregatirea comenzilor pentru curier/ livrare proprie
☑️ Update status comanda in platforma (automat/ manual)
☑️ Confirmarea livrarii catre client
☑️ Gestionarea comenzilor cu probleme (incomplete, erori)
2. Managementul stocurilor
☑️ Verificare si actualizare zilnica/ saptamanala a stocurilor
☑️ Sincronizare stocuri intre canale (site, marketplace, ERP)
☑️ Inventariere lunara sau la nevoie
☑️ Semnalare si actiune pe stocuri blocate/ neperformante
☑️ Setare stoc minim de siguranta si alerte automate din ERP
☑️ Etichetare si sortare produse pe loturi/serii
☑️ Prioritizare produse in functie de sezonalitate/ rulaj
3. Comunicare si relatia cu clientii
☑️ Trimiterea automata a emailului de confirmare comanda
☑️ Mesaj de informare la schimbare status (ex: „comanda livrata”)
☑️ Email de multumire si cerere review
☑️ Trimiterea de oferte personalizate (upsell, recomandari)
☑️ Raspuns la intrebari din chat, email, social media
☑️ Follow-up clienti inactivi
☑️ Gestionarea retururilor si garantiilor (comunicare + procedura)
4. Organizare si promovare produse
☑️ Actualizare saptamanala a regulilor din Merchandiser Bot (daca e cazul)
☑️ Promovarea produselor sezoniere/ top vanzari
☑️ Ascunderea produselor fara stoc sau conversii
☑️ Adaugare de marcaje promotionale (nou, reducere etc.)
☑️ Organizarea produselor in categorii relevante
☑️ Etichetare automata a produselor pe baza de criterii
☑️ Activare cross-sell si upsell in pagini cheie
5. Livrare, retururi si logistica
☑️ Verificare zilnica AWB-uri si comenzi livrate/ramase
☑️ Pregatire retururi: formular, trimitere curier, inregistrare
☑️ Evaluarea produselor returnate (reconditionare, eliminare)
☑️ Rambursarea clientului (unde e cazul)
☑️ Trimiterea inlocuirilor si documentelor necesare
6. Analiza si raportare
☑️ Rapoarte zilnice/ saptamanale cu comenzile si incasarile
☑️ Rapoarte de performanta produse (vanzari, conversie, stoc)
☑️ Analiza CLV (Customer Lifetime Value)
☑️ Analiza ratei de conversie pe funnel
☑️ Rapoarte de retururi si cauze frecvente
☑️ Rapoarte pe canale de marketing (trafic vs. conversii)
☑️ Rapoarte legate de comportamentul utilizatorilor (heatmap, click-uri etc.)
7. Management si optimizare funnel
☑️ Audit lunar al procedurilor interne
☑️ Actualizare reguli Merchandiser Bot in functie de performanta
☑️ Optimizare pagini cheie (categorie, produs, checkout)
☑️ A/B testing pe layouturi, descrieri, preturi
☑️ Integrare cu tool-uri AI pentru previziuni, recomandari
8. Training si organizare interna
☑️ Manual Intern actualizat cu proceduri (GDrive)
☑️ Instruire noii membri (onboarding)
☑️ Sesiuni lunare de optimizare interna
☑️ Clarificare responsabilitati in echipa
☑️ Checklisturi operationale pentru taskuri zilnice
9. Securitate si control acces
☑️ Procedura de backup si export date
☑️ Verificare acces conturi si drepturi utilizatori
☑️ Salvare versiuni proceduri si setari importante
☑️ Monitorizare activitati neobisnuite in cont (loguri)
Un funnel intern bine pus la punct e ceea ce transforma un magazin online intr-o afacere scalabila si profitabila.
Adevarul e ca poti merge la urmatorul nivel doar prin standardizarea procedurilor, automatizarea sarcinilor repetitive si folosirea inteligenta a tehnologiei.
De aceea, nu te opri doar la marketing – fa ordine in interior si vei vedea cum funnel-ul intern va avea efecte directe in vanzari si in experienta clientilor.
PS.Inca nu vinzi cu Gomag? Acum e cel mai bun moment sa incepi!
Testeaza platforma gratuit pentru 15 zile si alege cel mai potrivit abonament pentru tine si afacerea ta, echipat cu instrumente, aplicatii si servicii exclusive, care iti vor usura viata de antreprenor.
Impreuna cu echipa am ajutat peste 4.000 de companii sa isi creasca afacerea pe platforma Gomag.
- Cum deschizi un magazin online in Romania daca locuiesti in alta tara - aprilie 22, 2025
- Cum sa iti pastrezi clientii cand totul costa mai mult - aprilie 15, 2025
- Funnel intern in afacerea ta: cum maximizezi productivitatea si rezultatele - aprilie 8, 2025