Tocmai ti-ai deschis un magazin online sau te bate gandul sa iti faci unul? Sigur acum apar tot felul de intrebari, astfel incat sa stii precis ce urmeaza sa se intample.
Vrei sa fii pregatit(a). Vrei un plan. Si vrei eviti riscurile si greselile.
De aceea, pentru astazi, ti-am pregatit un articol special, in care vorbim despre comenzi si livrari. Adica exact rotitele ce invart motorul magazinului tau si iti aduc profitul pe care ti-l doresti.
Vezi cum sa gestionezi comenzile si livrarile in magazinul tau Gomag, folosind functionalitatile platformei.
Cuprins Cum gestionezi comenzile si livrarile
1. Modulul Comenzi in Gomag
2. Status comenzi si declansarea autoresponder-elor
3. Generarea facturilor
4. Pregatirea coletelor
5. Livrarea coletelor
6. Retur, anulare si returnare bani – lucruri de stiut
7. Cum cresti valoarea comenzilor
1. Modulul Comenzi in Gomag
In platforma ai la dispozitie un modul dedicat unde faci gestiunea comenzilor. Hai sa incepem cu prezentarea lui, in cazul in care nu ai vazut inca anume ce contine.
Modulul e format din 3 aplicatii (in cazul in care ai Pro sau Enterprise):
- Comenzi – lista tuturor comenzilor efectuate in site-ul tau, impreuna cu detaliile acestora (client, status, mod de transport, numar, status plata etc.), buton emitere factura si posibilitati de editare.
- Cosuri de cumparaturi – (incepand de la abonamentul Plus) locul in care poti vedea componenta cosurilor nefinalizate in magazinul tau, atat pentru clientii cu cont, cat si actiunile realizate fara cont.
- Abonamente – (incepand de la abonamentul Pro) aplicatie specifica pentru setarea si gestionarea comenzilor de tip subscription / abonament.
Cand accesezi acest modul, ai posibilitatea de a filtra comenzile existente, in cazul in care vrei sa le vezi doar pe cele efectuate intr-o anumita data, de exemplu, sau doar cele care contin un anumit produs.
In momentul in care un client inregistreaza o comanda in site-ul tau, va aparea automat in Comenzi, astfel incat tu sa o poti procesa.
Tot aici ai un buton pentru adaugarea manuala a unei comenzi noi.
De exemplu, daca ai vorbit cu clientul la telefon ori ai primit o cerere pentru comanda din partea lui si, poate, nu se descurca sa comande online sau intampina cine stie ce probleme, tu poti sa ii creezi manual o comanda noua, astfel incat sa fie inregistrata in sistem si procesata la fel ca si celelalte.
Poti folosi acest modul fara sa intervii aproape deloc, insa recomandarea noastra este sa faci niste setari initiale personalizate, care te vor ajuta mult pe partea de prioritizare si identificare a comenzilor.
2. Status comenzi si declansarea autoresponder-elor
In modulul Comenzi poti personaliza statusul pe care il vei adauga comenzilor. Practic, statusul indica platformei ce sa faca in continuare dupa a fost realizata o comanda. De asemenea, atribuirea unui status este importanta, deoarece astfel se trimit mail-urile de informare catre clienti, in funtie de situatia data.
Initial, cand comanda ajunge in admin, va avea statusul Comanda noua. Acest status este legat automat de autoresponderul E-mail Finalizare Comanda (Inregistrarea unei comenzi de catre client), pe care il gasesti in modulul Continut > Email.
Acesta este email-ul de confirmare initiala si se trimite pentru a anunta clientul ca intr-adevar comanda a fost finalizata cu succes si urmeaza sa fie procesata. Daca pui accent pe platile cu cardul, aici poti adauga o atentionare pentru faptul ca procesarea comenzii va incepe odata ce plata a fost realizata.
In momentul in care incepi sa editezi o comanda, atunci e recomandat sa ii schimbi si statusul, astfel incat clientul sa aiba situatia actualizata a acesteia: Comanda preluata (cand este deja emisa factura si AWB) sau Eroare plata (in cazul in care vrei sa se trimita un email cu link de plata), Anulata (daca se intampla asta) etc.
Zona de Lista stari comenzi iti permite sa creezi statusuri personalizate, in functie de strategia si nevoile magazinului tau:
- Precomanda – in cazul in care ai deschis comenzile pentru produse ce urmeaza sa ajunga in stoc, de exemplu.
- Comanda produse digitale – in cazul in care vinzi si produse digitale, cum ar fi cursuri, si vrei sa se trimita un email specific cu indicatii unde sa gaseasca produsele cumparate in cont.
- Comenzi Parteneri – comenzile efectuate cu un anumit cod de discount, de exemplu, sau de la anumiti clienti speciali.
Poti crea absolut orice status doresti, pentru a marca inclusiv, de exemplu, comenzile efectuate de clientii problema.
Fiecare status poate fi legat de un tip de autoresponder, fie unul nativ in platforma, fie unul pe care il setezi cu Email Bot.
Hai sa vedem un scenariu de gestionare comanda, in momentul in care ai si un status provizoriu pentru precomenzi:
- Clientul finalizeaza o comanda in site-ul tau pentru un produs ce se afla in precomanda.
- Platforma ii aloca automat statusul comanda noua si declanseaza autoresponder-ul de confirmare / mail de confirmare plata de la procesatorul de plati cu care colaborezi.
- Tu vezi in admin comanda noua si ii aloci statusul Precomanda (in cazul in care va fi livrata mai tarziu, in momentul in care ajunge produsul in stoc). Daca ai setat un GoBot, cu informatii suplimentare pentru aceasta situatie, la schimbarea statusului se va declansa automat.
- Cand primesti produsul, il verifici, il impachetezi si generezi factura, creezi AWB-ul si il printezi, iar in momentul in care produsul e gata sa fie predat curierului, schimbi statusul in Comanda preluata. Acest status va declansa email-ul Comanda preluata/ confirmata (Notificare client la confirmarea comenzii) din Continut > Email, pe care il poti personaliza cum doresti, si care trebuie sa contina si AWB-ul creat pentru comanda respectiva.
- Tot ce iti mai ramane de facut este sa astepti curierul (in cazul in care este notificat automat) sau sa il chemi, pentru a-i preda coletul.
Daca e vorba de o comanda intr-o situatie normala parcurgi tot aceeasi pasi, sarind peste punctul c.
Iar in cazul in care clientul a inceput procesul de plata online, dar acesta a fost intrerupt din diferite motive (erori de functionare a aplicatiei, clientul nu are suficienti bani pe card, i-a picat netul etc.), la setarea statusului Eroare plata poti declansa autoresponderul ce contine un link pentru reincercarea platii.
Acum, exista scenarii si scenarii, in functie de strategia ta de business si de lucrurile pe care le faci tu diferit. Insa posibilitatea personalizarii statusurilor, a autoresponder-elor si setarea de GoBoti te poate ajuta sa faci fata rapid oricaror scenarii.
Pont! Poti schimba statusul unei comenzi in mod automat daca setezi conditiile necesare cu Order Bot.
Citeste si: 3 Secvente de email follow-up de care are nevoie afacerea ta
3. Generarea facturilor
Primele setari, astfel incat facturile generate in platforma sa fie corecte, se fac in modulul Setari > Configurari generale > Facturare.
Aici ai cateva campuri pe care trebuie sa le completezi cu datele firmei, ce se vor afisa apoi automat pe fiecare factura pe care o emiti tu.
- Asigura-te ca ai completat configurarile generale in programul de facturare folosit (in Gomag Apps ai multiple integrari din care sa o alegi pe cea preferata).
- Daca ai deja un program integrat, campurile vizibile in continuare sunt diferite fata de situatia in care nu ai nicio integrare.
Cu integrare:
Date firma
- Platitor de TVA – Da sau Nu
- Cote TVA – completezi cota TVA in Romania si, daca e cazul, cota pentru restul tarilor. Sau poti adauga o cota noua.
- Denumire – completezi cu denumirea firmei tale
- Cod Unic de Inregistrare – completezi CUI-ul firmei
- Nr. Registrul Comertului
- Capital social
- Banca
- IBAN
- Tara
- Judet
- Oras
- Adresa
Fara integrare:
- Introdu Seria facturii.
- Introdu Numarul de la care incepe numerotarea facturilor pe parcursul anului in curs.
- Introdu Seria proformei.
- Introdu Numarul de la care incepe numerotarea proformelor pe parcursul anului in curs.
- Alege daca se va afisa sau nu pe factura TVA-ul la incasare.
- Alege daca vrei sau nu sa ai Numere de factura consecutive. In cazul in care selectezi optiunea DA, se va lua in considerare cel mai mare numar de factura existent vreodata. In cazul in care selectezi optiunea NU, se va lua in considerare cel mai mare numar de factura din anul in curs.
- Alege daca vrei sau nu sa se Afiseze metoda de plata in factura.
- Completeaza daca vrei sa afisezi un Text implicit in subsolul facturilor.
- Si apoi completezi datele firmei asa cum am mentionat si mai sus – aceste date se vor afisa pe facturi, dar si in sectiunea Contact a site-ului tau.
Acum ca ai facut setarile initiale, tot ce iti mai ramane de facut este sa generezi facturi pentru comenzile tale. Din platforma poti genera facturi, proforme sau facturi storno (de corectare a facturii initiale, in cazul in care s-a facut o greseala, sau produsul a fost returnat).
In documentatia Gomag vezi pas cu pas cum poti genera aceste documente pentru fiecare comanda, asa ca nu cred ca e cazul sa repet instructiunile si aici. Te las sa le consulti in Help.
Stiai ca poti automatiza generarea facturilor?
Cu Order Bot poti automatiza generarea unei proforme, facturi sau facturi storno, in functie de o multime de conditii, incepand de la statusul comenzii sau al AWB-ului, pana la un anumit atribut al produselor din comanda.
Practic, de fiecare data cand conditiile sunt indeplinite, platforma va genera documentul necesar fara ca tu sa mai intervii manual. Iti economiseste timp si resuse, si te scapa de posibile greseli, care te-ar putea costa.
4. Pregatirea coletelor
Procesul de pregatire a coletelor inseamna actiuni pe care le faci din platforma, dar si in afara ei.
In primul rand, e important sa ai o procedura de pregatire a coletelor, astfel incat sa stii precis ce ai de facut pentru a minimiza posibilitatea de a face greseli sau de a uita lucruri. Aceasta procedura iti este de folos si cand ai angajati, in special cand angajezi oameni noi.
Ce ar trebui sa contina aceasta procedura:
-
- Cum se face picking-ul produselor din comanda – daca ai un sistem automat care identifica produsele in depozit, daca reperele din comanda trebuie sa intre in productie odata primita comanda (pentru produsele configurabile, de exemplu) etc.
- Tipul de ambalaj pentru trimiterea coletului – daca ai cutii sau plicuri de diferite dimensiuni, de stabilit pentru ce tip de produse este destinat fiecare in parte.
- Ce materiale extra trebuie sa includa coletul – produs cadou (ce fel / pentru ce situatii), insertii pentru stabilitatea si protejarea produselor in colet (folie cu bule, insertii din spuma, carton tocat etc.), o scrisoare de multumire etc.
- Este inclusa factura in colet sau se trimite doar pe mail?
-
- Printarea AWB-ului emis din platforma (sau din aplicatia firmei de curierat, daca este cazul).
- Lipirea AWB-ului pe colet.
In momentul in care coletul este gata de livrare, modifici statusul comenzii (sau este modificat automat de Order Bot in functie de conditiile setate) si astepti preluarea de catre curier.
Citeste si: Brand si logo magazin online – 10 sfaturi care te vor ajuta sa faci alegeri bune
5. Livrarea coletelor
Pentru livrarea comenzilor efectuate in magazinul tau ai multiple metode din care sa alegi si firme cu care sa colaborezi.
Cele mai multe magazine ofera livrarea prin curier, la usa, la un cost fix sau flexibil in functie de adresa de destinatie. Insa e important sa si variezi in momentul in care evoluezi cu magazinul, pentru a raspunde cat mai bine preferintelor clientilor tai.
Livrarea in easybox sau pachetomate devine din ce in ce mai populara, datorita flexibilitatii pe care o ofera clientilor. De asemenea, pentru a scadea costurile de livrare, multi prefera sa ridice coletele de la un sediu local, chiar daca asta inseamna sa faca plata online integral inainte.
Important de notat este si faptul ca exista preferinte legate de firmele de curierat, in special datorita experientelor anterioare cu acestia. S-ar putea sa evite sa cumpere din magazinul tau cand tu livrezi doar cu o anumita firma.
Pentru a veni in intampinarea nevoilor tale si a-ti usura eforturile, noi am creat serviciul de livrare GShipments, in parteneriat cu Ecolet.
Practic, te ajutam se identifici curierul cu cele mai mici costuri de expediere pentru fiecare comanda in parte. Ai la dispozitie multiple firme, fara sa fie nevoie sa faci contracte separate cu fiecare.
Iti optimizezi costurile cu pana la 46% si oferi clientilor metodele lor preferate de a-si primi coletele.
Pentru livrarea coletelor, in momentul in care generezi un AWB din platforma Gomag, curierul este notificat automat ca trebuie sa il preia. In comanda initiala poti vedea statusul livrarii coletului, pana in momentul in care ajunge la destinatar.
Uzual, daca emiti AWB-ul din aplicatia curierului, e necesar sa il si chemi personal pentru ridicarea coletului / coletelor.
Citeste si: Mic Ghid Pentru Strategia De Livrare
6. Retur, anulare si returnare bani – lucruri de stiut
- Stabileste din start o procedura solida pentru comenzile returnate.
- Legal, esti obligat sa oferi posibilitatea de retur in 14 zile (cu exceptia produselor personalizate, a produselor intime si altele conform legii). Tu poti extinde acest termen, daca vrei sa folosesti perioada de retur ca diferentiator.
- Activeaza formularul de retur din Gomag Apps (e gratuit) si leaga pagina formularului cu un link de pagina cu Politica de retur.
- Genereaza facturi storno manual sau automat cu Gomag Bot in momentul in care statusul comenzii se schimba in Returnata.
- Daca ai Gomag Payments, poti procesa rambursul sumei initiale (conforma procedurii de retur si rambursare bani) direct din platforma. Daca nu, e necesar sa faci pasii indicati de procesatorul de plati cu care lucrezi, conform indicatiilor acestuia.
- Poti retine o parte din suma initiala in cazul in care produsul / produsele iti sunt returnate intr-o stare avariata si nu mai poti fi vandute din nou (ai acest drept, legal).
Citeste si: Cum sa stabilesti procedura de retur: sfaturi si lucruri de stiut
7. Cum cresti valoarea comenzilor
Am mai scris si vorbit despre acest subiect, insa nu strica sa ne reamintim impreuna de tacticile pe care le poti implementa pentru cresterea valorii comenzilor.
- Stabileste un produs One-Time Offer in magazin – afisat in pagina de finalizare comanda, acest tip de oferta unica trezeste pofta de cumparaturi la impuls.
- Stabileste un prag de valoare pentru transportul gratuit – cand setezi o regula pentru transportul gratuit in Gomag, platforma va afisa automat in cos si finalizare comanda de cati lei mai trebuie sa cumpere clientul pentru a avea livrarea gratuita. Functioneaza.
- Promoveaza faptul ca oferi un cadou la alegere la trecerea de un anumit prag de valoare in cos – poti folosi aplicatia Cadouri in cos din Gomag pentru afisarea produselor respective.
- Fa recomandari de produse in pagina, cu accesorii si produse complementare.
- Activeaza un popup declansat la adaugarea in cos, cu recomandari de produse.
- Ofera discount la cantitate – pentru client e atragator sa vada un pret din ce in ce mai mic pe masura ce cumpara mai mult. Asa ca seteaza astfel de discount-uri, folosind modulul Reduceri.
- Ofera vouchere – in email, in site, in postari, prin comunicari parteneri etc. Cu cat suma din cos e mai mare, cu atat discount-ul va parea mai mare.
Citeste si: 7 Actiuni care te ajuta sa cresti valoarea medie a comenzilor in magazinul online
Simplifica procesele de gestionare comenzi & livrari cu Gomag
Am gandit platforma in asa fel incat totul sa fie mai usor pentru tine. Insa inainte sa incepi sa folosesti functionalitatile, e ok sa te documentezi putin pentru a stii ce anume ai la indemana.
Poti automatiza extrem de multe lucruri in acest proces, pentru a economisi resurse, timp si bani. Iar gestionarea unei comenzi iti poate lua mai putin de 1 minut.
Daca esti la inceput sau urmeaza sa deschizi un magazin, acum e momentul sa treci la actiune.
Profita de sfaturile din acest articol si lasa platforma sa lucreze pentru tine, astfel incat tu sa ai timpul si energia necesare pentru a te ocupa de ceea ce este important: cresterea profitului si experienta clientilor.
Nu uita, ai 15 zile la dispozitie sa incerci platforma gratuit. Consulta abonamentele Gomag si alege-l pe cel mai potrivit pentru magazinul tau – planurile tarifare incep de la 7 euro pe luna.
Impreuna cu echipa am ajutat peste 4.000 de companii sa isi creasca afacerea pe platforma Gomag.
- Cum scalezi continutul generat de utilizatori (UGC) pentru afacerea ta - iulie 23, 2024
- 10 lucruri de facut in magazin pentru o vara profitabila - iulie 16, 2024
- Top functionalitati Gomag de folosit in magazin daca esti incepator - iulie 9, 2024