8 minute timp de citire

Pentru ca urmeaza un nou Gomag MeetUp (stai pe-aproape, anuntam in curand data oficiala), mi-am amintit de unul dintre lucrurile pe care le mentioneaza aproape toti clientii invitati pe scena.

Structura costurilor.

Cash flow.

Atentia la buget si costuri.

De ce? Pentru ca atunci cand esti ocupat cu munca de zi cu zi, de gestionare a comenzilor si a clientilor, ai de rezolvat diferite probleme si cereri, e usor sa iti scape din vedere anumite costuri.

via GIPHY

Iar la finalul lunii sau dupa 2-3 luni, acestea se aduna. Si sigur nu vrei sa ajungi in situatia asta.

Asa ca, dinainte de a da startul business-ului tau e vital sa te auto-educi privitor la costurile pe care le presupune o afacere online.

Evident, un buget bine stabilit te va ajuta dar mai trebuie sa ai grija si la costurile ascunse.

super gomag

Vrei sa iti deschizi un magazin online?

Descopera cum iti gasesti produsul vedeta

Primesti acces la video-ul in care iti arat cum sa iti alegi cel mai bun produs in magazin! Vrei?

Despre acest subiect vorbim astazi dar si despre cateva moduri in care sa te pregatesti din timp pentru a intelege si a gestiona costurile unei mici afaceri in online.

1. Costurile cu angajatii

Ok, poate la inceput o sa fii doar tu – fie pentru ca vrei doar sa testezi, fie ca volumul de munca nu e chiar atat de mare.

Insa pe masura ce afacerea ta creste, lucrurile vor incepe sa fie din ce in ce mai urgente si mai greu de gestionat de catre o singura persoana.

Asa ca va trebui sa angajezi. Indiferent ca ai o persoana, 5 sau 10, vor exista costuri precum salarii, taxe, beneficii dar si costuri necesare pentru promovarea anunturilor de angajare, interviuri si training.

Gandeste-te doar la timpul necesar pentru a promova un anunt in locurile potrivite, a filtra CV-urile si a intervieva candidatii. E un cost de timp dureros, pe care l-ai fi putut folosi pentru a te ocupa de afacere si comenzi.

In aceeasi sfera intra costurile angajarilor proaste. E nevoie de un anumit fler sau experienta pentru a-ti da seama daca omul din fata ta e potrivit sa lucreze alaturi de tine sau nu.

Ce te pot ajuta sunt testele, scrierea unor anunturi de angajare mai precise, intrebari potrivite pregatite din timp pentru interviu sau chiar externalizarea catre o agentie specializata.

2. Costurile date de plecarea angajatilor

Una dintre cele mai costisitoare aspecte ale unei afaceri.

E greu sa gasesti oameni buni, proactivi si pe care sa te poti baza. Iar in momentul in care unul dintre acestia vrea sa plece, poate fi o lovitura grea pentru business-ul tau (daca nu esti pregatit din timp).

Vei avea costuri (si destul de mari) in procesul de gasire, intervievare si antrenament pentru o noua persoana. Iar alegerea pe care o faci nu ti-e garantat cea mai buna.

Pont! Chiar daca nu iti permiti sa oferi salarii mari, convinge oamenii sa stea prin beneficii suplimentare.

Fa-i sa se simta bine la lucru si ofera-le alte recompense si beneficii, astfel incat sa compenseze partea financiara: un program flexibil, perioade in care pot lucra de acasa, un dress code lejer, acces la evenimente si cursuri etc.

costuri-angajati

Citeste si: Cum Sa Iti Automatizezi Mica Afacere Online

3. Comisioanele bancare (si nu numai)

Daca pe site oferi si plata cu cardul, esti constient ca fiecare tranzactie realizata astfel vine la pachet cu niste comisioane pentru tine. Procesatorii de plati cer un comision ce depinde in general de nisa in care te afli.

Poate luat individual, per tranzactie, nu pare mult – insa in timp iti poate afecta cash flow-ul, mai ales daca nu ai o structura de costuri si o organizare buna.

De asemenea, atentie la platile restante sau intarziate – se intampla mai ales in cazul platilor in rate.

Oamenii poate uita sa isi plateasca rata sau abonamentul, sau banca s-ar putea sa retina o tranzactie pentru mai multe zile sau plata se face mai tarziu din cauza unor zile libere.

Indiferent de motiv, platile intarziate te afecteaza financiar mai ales daca tu te astepti sa fie realizate la timp astfel incat sa iti poti acoperi cheltuielile in alta parte.

Fa o documentare temeinica pe procesatorii de plati inainte sa ii alegi (astfel incat sa gasesti un comision bun) si cauta solutii pentru a acoperi platile restante (redu termenele de plata, facturare recurenta, acces la un fond de urgenta etc.).

cost-tranzactii-bancare

4. Costurile administrative

Pe langa plata facturilor la apa, curent, internet, gaz si asa mai departe, costurile administrative tin de tot ceea ce inseamna birou si spatiu de lucru.

Inclusiv birouri, telefoane, calculatoare, laptopuri, imprimante, licente, scaune, frigidere, bucatarie, toalete, dotarea cu aparate de cafea, consumabile etc.

Una peste alta costurile administrative pot ajunge la valori mai mari decat iti permiti daca nu ai un buget si un plan de gestionare.

Atentie si la ce tai de pe lista.

Pentru ca, asa cum spuneam mai sus, beneficiile extra ce poate tin de administrativ (calculatoare mai performante, scaune ergonomice, un aparat bun de cafea sau acces la un spatiu deschis pentru pauze) s-ar putea sa te ajute sa eviti costurile mai mari cu angajatii.

costuri-administrative

5. Servicii profesionale

Aici poate fi vorba de servicii de contabilitate, serviciile unui avocat sau jurist (care sa te ajute atat la crearea paginilor termeni si conditii, politica de confidentialitate cat si la rezolvarea plangerilor clientilor), serviciile unui DPO dar si servicii de marketing, mentenenta, design, si asa mai departe.

Chiar daca initial s-ar putea sa ti se para scumpe, toate aceste terte parti pe care le angajezi iti salveaza timp si bani. Doua resurse pe care le-ai putea pierde inzecit daca te-ai ocupa de ele singur si ai face greseli.

Pentru a tine costurile sub control asigura-te ca ai negociat costurile cu fiecare dintre furnizorii tai de servicii. Si prioritizeaza-i.

De exemplu, ai nevoie neaparat de un contabil si de un avocat si de un specialist bun in PPC insa task-urile mai putin costitisoare in bani (documentarea produselor, ambalarea coletelor etc.) pot fi facute si de un staff mai putin scump.

costuri-servicii-profesionale

6. Pierderi de stoc

Pierderile de stoc se intampla undeva intre furnizorul tau si calatoria produselor pana la client.

Ce se poate intampla e ca furnizorul sa nu iti livreze cantitatea totala de produse pe care ai cumparat-o, sa ai produse stricate sau distruse, colete pierdute, furate sau erori (de exemplu poate clientul primeste mai multe produse decat a comandat datorita unei erori tehnice).

Ce poti sa faci tu? Ai nevoie de un sistem de gestiune a stocului, indiferent ca lucrezi cu stocuri proprii sau comanzi de la un furnizor sau lucrezi cu o solutie de e-fulfillment.

Atentie in situatia in care tu esti producatorul produselor vandute. La costurile ascunse intra si pierderile de materie prima si costurile aferente producerii.

cost-pierdere-stoc

7. Asigurari si taxe

Acestea sunt cele mai importante cheltuieli pe care sa le acoperi in business. La minimum, vei plati taxele ce-ti revin ca angajator, impozitele pe venit / profit, TVA (daca e cazul) precum si asigurarile pentru marfa si/sau angajati.

Sfatul meu? Tine cont de toate aceste costuri si acopera-le la timp, fara intarzieri. Pentru ca intarzierile vor duce la penalitati si probleme. Negociaza contractele de asigurare cu furnizorii alesi si verifica periodic sa raspunda nevoilor business-ului tau pe masura ce trece timpul.

Daca nu, vorbeste cu furnizorul tau si cauta si alte oferte din piata.

cost-taxe-asigurari

8. Echipamente si licente

Echipamentul de baza pentru un birou vine la pachet cu niste costuri (pe care cel mai probabil il vei simti la inceput si apoi nu va mai fi la fel de important). Insa lucrurile se strica si se rup.

Asa ca, in timp, va trebui sa mai inlocuiesti un calculator, un scaun, un birou, un aparat de cafea. Sfatul meu e sa nu mergi neaparat spre ultimele / cele mai scumpe modele.

Cere parerea altor proprietari de afaceri ce lucreaza cu aproximativ acelasi numar de oameni sa vezi ce au facut. Ei vor putea sa iti spuna, de exemplu, daca aparatul de cafea cumparat rezista la atatea folosiri pe zi pentru 10-15 oameni, sa zicem.

Tine cont si de licentele pentru programe si software de care vei avea nevoie, incepand de la Windows si pana la Photoshop.

cost-echipament-birou

9. Urgente

De orice situatii si costuri ai tine cont, exista posibilitatea sa apara ceva necunoscut care sa iti dea planul financiar peste cap.

Prin urmare, sfatul meu este sa economisesti constant intr-un fond de urgenta, pentru orice eventualitate.

Chiar daca nu apare vreo situatie nefavorabila, banii aceia tot iti vor prinde bine.

Citeste si: 5 Greseli cand deschizi o afacere – si ce sa faci in schimb

N-am discutat despre timp (o resursa extrem de costisitoare), domeniu, hosting, platforma, marketing-ul, costurile de transport a produselor si asa mai departe.

De ce? Pentru ca acestea sunt implicite cand stai sa te gandesti la un magazin online.

Insa atentie la tot. Stabileste-ti structura de costuri in detaliu deoarece de ea depinde insasi existenta afacerii tale. Inclusiv pretul produselor si viabilitatea ofertelor pe care le faci.

Iar daca momentan vinzi pe o platforma care te costa mai mult decat te ajuta sa vinzi, te invit sa incerci gratuit platforma Gomag.

Cel mai mic abonament la noi te costa mai putin de 1 euro pe zi si vine la pachet cu functionalitati eficiente, pentru ca vanzarea sa se faca de la sine in magazinul tau online.

Cosmin Daraban

CEO la Gomag
18 ani experienta online
Sunt cofondator SilkWEB & Gomag din 2005.
Scriu din experienta despre marketing in eCommerce,
optimizare rata de conversie, crestere trafic si vanzari (SEO, SEM & UX)
Implicat in lansarea si dezvoltarea a peste 600 de magazine online din nise diferite.